Perbandingan Aplikasi Persuratan Digital 2026: SRIKANDI, SIPAS, inOffice, dan Passgrad
Membandingkan aplikasi persuratan dan e-office di Indonesia: pengguna, model langganan, harga, nomor surat otomatis, disposisi, dan tanda tangan elektronik.
Memilih aplikasi persuratan digital tidak bisa hanya melihat daftar fitur. Hampir semua aplikasi surat menyurat mencatat surat masuk dan surat keluar. Perbedaannya ada pada untuk siapa aplikasi itu dibuat, cara Anda membayarnya, dan seberapa cepat organisasi bisa mulai memakainya.
Artikel ini membandingkan beberapa pilihan yang paling sering dipertimbangkan organisasi di Indonesia: SRIKANDI, SIPAS, inOffice Persuratan, aplikasi source code sekali beli, dan Passgrad Persuratan. Kami adalah tim Passgrad, jadi kami berusaha jujur, termasuk soal kapan Passgrad bukan pilihan yang tepat.
Informasi produk lain diambil dari situs resmi masing-masing pada 9 November 2026. Harga dan fitur bisa berubah, jadi pastikan kembali ke vendor sebelum memutuskan.
Ringkasan perbandingan
| SIPAS | inOffice Persuratan | Passgrad Persuratan | |
|---|---|---|---|
| Pembuat | PT Sekawan Media Informatika | PT Integra Teknologi Solusi | Passgrad |
| Ditujukan untuk | Instansi pemerintah dan perusahaan swasta | Pemerintahan, BUMN, swasta, kampus, rumah sakit, perbankan | Organisasi apa pun: yayasan, sekolah, kampus, perusahaan, instansi |
| Model | Berlangganan (SIPAS Soho) atau instalasi di server sendiri (On Premis) | SaaS atau on-premise | SaaS (cloud), langsung dipakai di browser |
| Harga publik | Tidak dicantumkan, lewat permintaan proposal | Versi Lite mulai Rp50.000/pengguna/bulan (blog vendor, Des 2024); paket lain lewat demo | Gratis untuk 3 pengguna; Pro Rp25.000/pengguna/bulan |
| Coba sendiri | Tidak disebutkan | Jadwalkan demo | Daftar dan langsung pakai |
| Nomor surat otomatis | Ya | Ya | Ya |
| Disposisi | Ya | Ya, berjenjang | Ya, ke orang atau grup |
| Tanda tangan elektronik | Tidak disebutkan | Ya, QR code (mitra BSrE, Peruri, Privy) | Belum tersedia |
| Aplikasi mobile | Android dan iOS | Android dan iOS | Lewat browser, belum ada aplikasi native |
SRIKANDI dan aplikasi source code dibahas terpisah di bawah karena modelnya berbeda dari ketiga produk di atas.
SRIKANDI: untuk instansi pemerintah
SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) dikembangkan oleh ANRI dan ditetapkan melalui KepmenPANRB Nomor 679 Tahun 2020 sebagai aplikasi umum bidang kearsipan dinamis. Sasarannya adalah instansi pusat dan pemerintah daerah, supaya setiap instansi tidak perlu membangun aplikasi kearsipan sendiri.
Artinya, jika Anda bekerja di instansi pemerintah, SRIKANDI kemungkinan besar sudah atau akan menjadi kewajiban. Untuk yayasan, sekolah swasta, atau perusahaan, SRIKANDI bukan pilihan yang relevan. Di panduan penggunaannya, pihak swasta muncul sebagai penerima surat eksternal, bukan sebagai pengguna aplikasi.
SIPAS
SIPAS (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat) menyediakan dua jalur: SIPAS Soho yang berlangganan dan siap pakai tanpa instalasi, serta SIPAS On Premis yang dipasang di server organisasi dengan skema bayar sekali. Fitur yang disebutkan di situsnya meliputi surat masuk, surat keluar, disposisi, penomoran otomatis dengan format fleksibel, template surat, dan aplikasi Android serta iOS.
Cocok untuk: organisasi yang ingin memilih antara cloud dan server sendiri, dan nyaman dengan proses pengadaan lewat proposal.
inOffice Persuratan
inOffice Persuratan dari PT Integra Teknologi Solusi menyasar organisasi besar dan beregulasi: pemerintahan, BUMN, kampus, rumah sakit, dan perbankan. Situsnya menyebut penomoran otomatis, disposisi dan persetujuan berjenjang yang bisa disesuaikan, arsip digital yang bisa dicari, integrasi tanda tangan QR code dengan BSrE, Peruri, dan Privy, aplikasi Android dan iOS, serta dukungan kebutuhan TNDE (tata naskah dinas elektronik).
Cocok untuk: organisasi yang membutuhkan tanda tangan elektronik tersertifikasi, aturan persetujuan khusus, atau opsi on-premise, dan memiliki anggaran untuk implementasi.
Aplikasi source code sekali beli
Di marketplace, banyak dijual source code aplikasi surat masuk, surat keluar, dan disposisi dengan harga sekitar Rp100.000 sampai Rp1.000.000. Harganya murah, tetapi biaya sebenarnya ada di belakang: server, domain, keamanan, cadangan data, dan developer yang bisa memperbaiki masalah atau menambah fitur.
Cocok untuk: organisasi yang punya tim IT sendiri dan ingin mengubah aplikasi sesuka hati.
Passgrad Persuratan
Passgrad Persuratan dibuat untuk organisasi yang ingin mulai hari ini tanpa proyek implementasi. Anda mendaftar, lalu workspace langsung berisi formulir Surat Eksternal dan Surat Internal, tabel arsip surat, dan alur kerja yang sudah tersambung.
Yang bisa dilakukan:
- Nomor surat terbit otomatis dari tanggal, nomor urut, dan singkatan organisasi Anda. Tidak ada lagi buku agenda manual atau nomor ganda.
- Setiap surat menjadi kasus yang dipegang moderator persuratan. Moderator bisa mendisposisikan surat ke rekan atau ke grup, misalnya seluruh Bagian Keuangan.
- Linimasa lengkap: siapa membuka surat, siapa mendisposisikan ke siapa, siapa menjawab, dan kapan kasus ditutup, dengan status selesai, ditolak, atau dibatalkan.
- Kotak tugas untuk setiap orang, sehingga disposisi tidak tenggelam di chat.
- Lebih dari persuratan: tabel, formulir, dan otomasi yang sama bisa dipakai untuk pengadaan barang, CRM, atau manajemen proyek.
Soal harga, Paket Gratis mencakup 3 pengguna untuk satu organisasi, cukup untuk mencoba alur persuratan sampai tuntas. Batasnya antara lain 50 baris per tabel dan 30 proses alur kerja per bulan, jadi organisasi dengan volume surat tinggi akan membutuhkan paket Pro: Rp25.000 per pengguna per bulan tanpa batas tersebut. Pembayaran tahunan dihitung 10 bulan untuk pemakaian 12 bulan.
Kapan Passgrad belum tepat untuk Anda
Kami lebih suka Anda memilih alat yang tepat daripada kecewa belakangan. Passgrad saat ini belum cocok jika Anda:
- wajib memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi di dalam aplikasi persuratan,
- harus terhubung dengan SRIKANDI atau aplikasi TNDE,
- membutuhkan aplikasi mobile native (Passgrad berjalan di browser), atau
- mensyaratkan instalasi on-premise di server sendiri.
Cara memilih aplikasi persuratan
Jawab lima pertanyaan ini sebelum menghubungi vendor:
- Apakah ada kewajiban regulasi? Instansi pemerintah umumnya diarahkan ke SRIKANDI. Organisasi lain bebas memilih.
- Siapa yang akan memasang dan merawatnya? Tanpa tim IT, pilih SaaS. Dengan tim IT dan kebutuhan khusus, on-premise atau source code bisa masuk akal.
- Berapa total biaya setahun? Hitung biaya per pengguna, implementasi, pelatihan, dan perawatan, jangan hanya harga lisensi.
- Seberapa cepat harus berjalan? Proyek implementasi bisa memakan minggu sampai bulan. Aplikasi siap pakai bisa dicoba hari ini.
- Apakah tanda tangan elektronik wajib? Jika ya, pastikan aplikasi terintegrasi dengan penyelenggara sertifikat elektronik yang diakui.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu aplikasi persuratan digital?
Aplikasi persuratan digital adalah sistem untuk mencatat surat masuk dan surat keluar, menerbitkan nomor surat, mendisposisikan surat ke pejabat atau unit terkait, dan menyimpan arsipnya agar mudah dicari. Istilah lain yang sering dipakai adalah e-office atau aplikasi surat menyurat.
Apakah perusahaan swasta bisa memakai SRIKANDI?
SRIKANDI ditetapkan untuk instansi pusat dan pemerintah daerah. Dalam panduan penggunaannya, pihak swasta diperlakukan sebagai penerima surat eksternal. Perusahaan swasta, yayasan, dan sekolah swasta umumnya memakai aplikasi persuratan komersial.
Berapa harga aplikasi persuratan?
Bervariasi. Banyak vendor tidak mencantumkan harga dan meminta proposal. Yang mencantumkan harga di situsnya antara lain integraOffice Versi Lite mulai Rp50.000 per pengguna per bulan, dan Passgrad Pro Rp25.000 per pengguna per bulan dengan Paket Gratis untuk 3 pengguna.
Apakah ada aplikasi persuratan gratis?
Passgrad menyediakan Paket Gratis untuk 3 pengguna dengan fitur persuratan lengkap: nomor surat otomatis, disposisi, dan linimasa. Batas volumenya cocok untuk mencoba atau untuk tim kecil.
Ingin mencoba alur persuratan Anda sendiri? Daftar Paket Gratis dan surat pertama bisa terdisposisi dalam hitungan menit.
