Disposisi surat: alur, tanggung jawab, dan cara memantaunya
Apa itu disposisi, siapa yang terlibat, dan bagaimana memastikan setiap surat masuk benar-benar ditindaklanjuti.
Disposisi adalah instruksi dari pimpinan tentang apa yang harus dilakukan terhadap sebuah surat masuk, dan oleh siapa. Tanpa disposisi yang jelas, surat penting bisa berhenti di meja sekretariat tanpa ada yang merasa bertanggung jawab.
Alur disposisi yang umum
- Surat masuk dicatat oleh sekretariat: pengirim, perihal, tanggal, dan lampiran.
- Pimpinan menerima surat dan memberi disposisi: kepada siapa, instruksi apa, dan batas waktunya.
- Penerima disposisi menindaklanjuti, atau meneruskannya lagi ke bawahan bila perlu.
- Hasil tindak lanjut dilaporkan kembali sehingga surat bisa ditutup dan diarsipkan.
Yang perlu tertulis dalam setiap disposisi
| Bagian | Contoh |
|---|---|
| Tujuan | Kepala Bagian Keuangan |
| Instruksi | Siapkan data anggaran untuk rapat |
| Batas waktu | 14 November 2026 |
| Catatan | Koordinasikan dengan bagian program |
Memantau tindak lanjut
Masalah terbesar disposisi kertas adalah tidak ada yang tahu posisi surat saat ini. Dengan disposisi digital, setiap langkah tercatat di linimasa surat. Pimpinan bisa melihat surat mana yang belum ditindaklanjuti, dan penerima mendapat pengingat sebelum batas waktu.
